Paweł Saigomadeponiedziałek, 20 czerwca 20226 minut czytanialiczba wyświetleń: 28885

---

Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów?

Do archiwizowania dokumentów zobowiązane są zarówno przedsiębiorstwa niepaństwowe, jak i państwowe. Wszystkie dokumenty, które powstaną podczas prowadzenia działalności gospodarczej, powinny być w należyty sposób przechowywane. Jednak oprócz kwestii prawnych istnieje jeszcze wygoda i wydajność pracy. Jaki ma to związek z archiwizowaniem dokumentów? Przede wszystkim taki, że dzięki temu zdecydowanie łatwiej jest nimi zarządzać. Jednak należy mieć także na uwadze to, że wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów może pozytywnie wpłynąć na wydajność pracy. W przypadku złej organizacji przechowywania dokumentów może dojść do odwrotnego rezultatu, jakim będzie oczywiście spowolnienie pracy. To z kolei może być związane np. z niezadowoleniem Klientów i problemami prawnymi. A nawet utratą kontrahentów. Warto w takiej sytuacji odpowiedzieć sobie na pytanie, jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów. Jeśli jesteś jedną z osób, które ciekawi ten temat, zapraszamy do przeczytania naszego artykułu.

Co to jest archiwizacja dokumentów?

Na początek warto powiedzieć sobie, na czym polega archiwizacja. A więc jest to proces, który umożliwia wieloletnie przechowywane dokumentów w stanie, który pozwala na ich odczytanie. Oprócz tego, że występuje w każdym przedsiębiorstwie, to jako osoba dorosła, prowadząca gospodarstwo domowe również musiałeś spotkać się z tym terminem. Zarówno w przypadku firm - mniejszych, większych, państwowych i prywatnych, jak również placówek oświatowych i innych oraz gospodarstw domowych trudno jest sobie wyobrazić ich funkcjonowanie bez przechowywania dokumentów. Warto w tym miejscu wspomnieć o klasyfikacji dokumentów. Robi się to poprzez nadanie im odpowiednich znaczeń literowych:

• symbol A - oznaczane są w ten sposób dokumenty, które mają wartość historyczną i nigdy nie będą zniszczone;
• symbol B - dokumentacja niearchiwalna;
• symbol Bc - dokumentacja, która może zostać zniszczona po wykorzystaniu. Co więcej, nie ma obowiązku oddawania jej do firm utylizacyjnych, co oznacza, że można zrobić to w biurze, korzystając z niszczarki;
• symbol B + cyfra - dokumentacja, która przechowywana ma być przez określoną liczbę czasu. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza ilość lat;
• symbol BE + cyfra - dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają przejrzenia z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.

Gdzie należy przechowywać archiwizowane dokumenty?

Zastanawiasz się, w jakich miejscach powinno archiwizować się dokumenty? Jak już kilkukrotnie wyżej wspomnieliśmy, archiwizacja dokumentów jest nieodzownym elementem prowadzenia działalności. Jako właściciel firmy możesz samodzielnie przechowywać dokumenty. A możesz też zlecić to innej jednostce, która ma odpowiednie uprawnienia, czyli np. skorzystać z usług biura księgowego. Jeśli jednak tak się dzieje, musisz pamiętać o tym, aby zgłosić to do naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego. Poniżej wymieniamy kilka instytucji oraz miejsc pracy, w których proces archiwizowania dokumentów jest złożony:

• magazyn - archiwizacja dokumentów magazynowych jest wręcz konieczna. Jej zadaniem jest nie tylko usprawnienie, ale w ogóle stworzenie możliwości do prawidłowego funkcjonowania magazynu. Do korzyści z przechowywania dokumentów, które świadczą o stanach magazynowych, zaliczyć można m.in. sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych czy maksymalnie zminimalizowanie pomyłek dotyczących stanu magazynowego;
• księgowość - archiwizowanie dokumentów księgowych jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania działalności. Co więcej, z brakami odpowiednich dokumentów wiązać się może nawet odpowiedzialność karna;
• instytucje szkolne - archiwizacja dokumentów szkolnych odbywa się w sekretariatach szkół i jest niezwykle odpowiedzialnym zajęciem. Istnieje bowiem obowiązek przechowywania m.in. świadectw oraz innych dokumentów w tym, takich, na których znajdują się poufne informacje dotyczące zarówno uczniów, jak i kadry pracowniczej;
• placówki szkoleniowe BHP - archiwizowanie dokumentów związanych z przeprowadzonymi szkoleniami BHP.

Miejsc tych jest niezliczona ilość. Konieczność archiwizowania dokumentów jest więc, jak widać powszechna. Mało tego, wiele firm w dalszym ciągu decyduje się na archiwizowanie dokumentów w formie papierowej. I to pomimo tego, że możliwości technologiczne pozwalają na przechowywanie części dokumentów w formie online. Dlatego ważne jest też, aby wiedzieć, w czym należy przechowywać dokumenty. Zapraszamy Cię więc do świata akcesoriów biurowych, wśród których znajdziesz odpowiednie produkty.

Archiwizacja dokumentów jak to robić krok po kroku

Archiwizowanie dokumentów jest też popularne w gospodarstwach domowych. Choć oczywiście nie na taką skalę jak dzieje się to w firmach oraz instytucjach. Dlatego warto podkreślić niektóre różnice wynikające z tych dwóch jakże skrajnych sytuacjach.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów firmowych

Z uwagi na to, że w firmach ilości produkowanych dokumentów są niewspółmierne do niewielkich ilości znajdujących się w domach, często wykorzystywane są pudła archiwizacyjne. Wykonane z doskonałej jakości materiałów, które mogą zabezpieczyć nie tylko przed działaniem promieniowania, ale również przed wilgocią i wodą. Pudła archiwizacyjne często wyposażone są w wygodne uchwyty pozwalające na szybkie ich przeniesienie. Dla zwiększenia wygody użytkowania można podpisywać je, wykorzystując np. markery. Niezliczona ilość dokumentów sprawia też, że warto zaopatrzyć się w różnego rodzaju segregatory oraz teczki. Dzięki temu zawsze wszystko będzie ułożone w odpowiedniej kolejności i w odpowiednich grupach. Co więcej, warto wybierać segregatory wyposażone w mechanizm dźwigniowy. Dlaczego? Między innymi dlatego, że są one w stanie pomieścić naprawdę duże ilości dokumentów. Co jeszcze może przydać się w procesie archiwizacji dokumentów w firmach?

• koszulki na dokumenty - oprócz tego, że pełnią funkcję organizacyjną to jeszcze pozwalają na przeciwdziałanie w niszczeniu papieru. Zastosowanie koszulek sprawia, że w jakimś stopniu kartka ostaje odizolowana od powietrza, dzięki czemu pozytywnie wpływa to na barwę papieru;
• pojemniki na dokumenty oraz szuflady na biurko- pozwalają na bieżącą segregację dokumentów, aby później łatwiej było możne umieścić je w odpowiednich segregatorach;
• zakładki indeksujące - idealnie nadają się do odgradzania od siebie różnego rodzaju grup dokumentów.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów domowych

W domu bez wątpienia dokumentów, które należy przechowywać, jest decydowanie mniej. Dlatego zamiast tradycyjnych pudeł archiwizacyjnych, można wybrać pudełka kolorowe, które będą prezentować się jednocześnie jak element ozdobny salonu, sypialni lub gabinetu. Co więcej, pudełka te idealnie też sprawdzą się w przechowywaniu różnego rodzaju drobnych i cennych przedmiotów. W naszej ofercie znajdziesz także zestawy pudełek, które będą pełnić funkcję 2w1. Bardzo często może też okazać się, że nie będą Ci potrzebne w domowej archiwizacji segregatory i wystarczą skoroszyty. Zajmą o wiele mniej miejsca, ale również pomieszczą sporą ilość dokumentów. Zaletą tego rozwiązania jest też wyjątkowo niski koszt zakupu. Oczywiście, warto zaopatrzyć się też w koszulki i np. karteczki samoprzylepne, które pozwolą na odpowiednią segregację dokumentów.

Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Pamiętaj, że tylko prawidłowe przechowywanie dokumentów sprawi, że będziesz mógł uniknąć ewentualnych kar i kłopotów. Dlatego zwróć uwagę nie tylko na ich przechowywanie, ale równie na to, w jaki sposób to robisz. O co musisz zadbać?

• dokumenty sprzedażowe i kosztowe ułożone i ponumerowane powinny być zgodnie z KPiR. Warto również zabezpieczyć je przed ewentualnym zniszczeniem lub zgubieniem;
• porządkuj dokumenty zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz z zachowaniem odpowiedniego podziału na dane okresy rozliczeniowe;
• miejsce, w którym przechowujesz dokumenty, zabezpiecz przed zalaniem oraz pożarem. A także przed dostaniem się do pomieszczenia osób trzecich;
• zadbaj o to, aby dostęp do dokumentów zawsze był swobodny, pomoże Ci to np. w przypadku kontroli.

Ile archiwizować dokumenty?

Zastanawiasz się jeszcze nad ty, jak długo przechowywać dokumenty księgowe? Wszystko zależy od tego, o jakich dokumentach mówisz. Na przykład:

• księgi rachunkowe przechowywać należy 5 lat;
• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe 5 lat;
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - co najmniej 5 lat od momentu upływu jej ważności;
• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;
• dokumenty dotyczące reklamacji i rękom należy przechowywać do roku po upływie terminu rękojmi lub rozliczenia gwarancji.

W tym miejscu warto jeszcze wspomnieć o tym, że w 2018 roku weszła w życie ustawa, która mówi o archiwizacji dokumentów pracowniczych. Czego możesz się z niej dowiedzieć? Dosłownie cytując przepisy między innymi tego, że „zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi", a także tego, że "sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej".



Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna? Powodów jest wiele. Wśród nich warto wymienić nie tylko fakt, że możesz uniknąć kary, ale również zaoszczędzić sobie stresu oraz nerwów. Bez wątpienia odpowiednie przechowywanie dokumentów sprawi, że zabezpieczysz dokumenty na długie lata, a odnalezienie tego, którego akurat potrzebujesz, będzie prostsze niż Ci się wydaje. Poprawna archiwizacja dokumentów sprawia też, że nie musisz martwić się, aby co jakiś czas odświeżać wydruk dokumentów. Wystarczy raz, na długie lata. A kartki zabezpieczone w segregatorach i pudłach archiwizacyjnych stojących na metalowych regałach dadzą Ci poczucie bezpieczeństwa i dobrze wykonanego obowiązku.