Aleksandra Młodzińskaczwartek, 10 listopada 20223 minuty czytanialiczba wyświetleń: 1029

---

Jakich używać segregatorów na dokumenty a4?

Jakich używać segregatorów na dokumenty a4? 

Znalezienie biura, które nie korzysta z segregatorów, mogłoby być prawdziwym wyzwaniem – przecież każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania firmowych faktur czy ewidencji sprzedażowych. KPIR, czy inne wydruki związane z JDG powinny mieć swoje miejsce – tak samo, jak ewidencje godzin pracy pracowników, sprawozdania finansowe, umowy z kontrahentami itp. Jeśli chcesz, aby Twoje dokumenty były bezpieczne, odporne na uszkodzenia mechaniczne i nie groziła im wilgoć, to powinieneś sięgnąć po segregatory na dokumenty a4 – tylko, jakie wybrać? 

Kiedy warto sięgnąć po segregator na dokumenty? 

Czy tak naprawdę da się prowadzić firmę bez odpowiednich segregatorów? Oczywiście, że da, ale czy będzie to wygodne? Wyobraź sobie sytuacje, że w teczkach przechowujesz całą stertę aneksów do umowy przygotowanych dla swoich pracowników – prawie wszyscy już podpisali dokumenty, ale został jeszcze jeden zatrudniony, który dopiero przyszedł, by złożyć parafkę. Pracownik siedzi i czeka, aż znajdziesz jego wydruk, a przed Tobą 30 innych egzemplarzy, które poprzekręcane są w każdą możliwą stronę. W taki sposób tracisz swój cenny czas, a wszyscy dobrze wiemy, że i tak jest go zbyt mało. Gdybyś jednak miał aneksy przygotowane, powkładane w koszulki i poopisywane, to wystarczyłoby tylko otworzyć segregator i wyjąć dokument. 

Odpowiadając więc na pytanie, po segregator warto sięgnąć wtedy, kiedy w miejscu pracy pojawia się zbyt duża ilość dokumentów, które należy kontrolować. Segregatory są różne i wcale nie są drogą inwestycją, a więc przemyśl wyposażenie swojego biura w tak przydatny element. 

Jakich segregatorów używać? 

Jeśli już zdecydowałeś się na skorzystanie z segregatorów, to powinieneś wiedzieć, że czeka Cię wybieranie odpowiedniego egzemplarza, ponieważ wybór jest dość spory. Segregatory mogą być chude, grube, mogą również zostać wyposażone w różne dodatki ułatwiające archiwizację lub cechować się daną barwą. Tak, jak kolor nie zawsze robi różnicę, tak wielkość czy konstrukcja już tak.
Segregatory na dokumenty w małej firmie 

Czy niewielka firma potrzebuje wielkich segregatorów?

To zależy. Prowadząc dopiero rozwijający się biznes Ty – jako przedsiębiorca posiadasz kilka możliwości. Możesz kupić kilkacienkich segregatorów, co pozwoli Ci zadbać o porządek i dokładnie posegregować niezbędne wydruki, dzięki odpowiedniemu opisaniu. Możesz też kupić jeden segregator i skorzystać z przekładek przeznaczonych do rozdzielania poszczególnych plików kartek – który sposób jest najkorzystniejszy? Jeśli Twoje biuro nie ma zbyt wiele przestrzeni, a Ty nie zatrudniasz tak dużej ilości pracowników, by potrzebować dodatkowych segregatorów na dokumenty kadrowe, to postaw na jeden, duży segregator na dokumenty. Oszczędzisz miejsce, pieniądze, a przy okazji wszystkie dokumenty będą pod ręką – czego chcieć więcej?

Segregatory na dokumenty w większej firmie 

Jeśli natomiast Twój zakład pracy jest naprawdę duży, zatrudnia pracowników na kilka stanowisk i jeszcze ma własny dział księgowy, to zmieszczenie wszystkich dokumentów w segregatorze może nie być możliwe. Poza tym byłoby niewygodne, ponieważ jednym segregatorem dzieliłby się HR z księgowością? Ciężko to sobie wyobrazić, dlatego wybierz kilka segregatorów najlepiej o średniej wielkości, aby każdy oddział funkcjonował bez konieczności walki o dokumenty, które stale znajdują się w innym miejscu. 

Archiwizacja dokumentów – jaki segregator wybrać?

Przechowywanie ważnych wydruków, umów czy ewidencji sprzedażowych wymaga największych segregatorów, które mają dużo miejsca na dodatkowe koszulki i przekładki. Wybierając pojemnie segregatory a4 zaoszczędzisz nie tylko miejsce, ale i pieniądze. Oczywiście klasyczny segregator nie jest jedyną Twoją możliwością – są jeszcze wygodne, pudła archiwizacyjne, które bez problemu ułożysz jeden na drugim w wolnej szafie. Pudła są pojemne, a do tego zamykane, więc nie przedostanie się do nich kurz, wilgoć czy woda, kiedy jeden z pracowników niechcący przekręci kubek z wodą. Pudła są nieco droższe od segregatorów, ale patrząc z innej perspektywy, to wygrywają swoją pojemnością, więc może się okazać, że zakup pudeł wyjdzie Cię taniej, niż gdybyś inwestował w niezliczoną ilość segregatorów. 

Alternatywa dla segregatorów na dokumenty 

Jeśli prowadzisz firmę, która nie generuje zbyt dużej ilości dokumentów, ponieważ większość danych przechowujesz, na przykład w chmurze, to nie masz potrzeby inwestowania w segregatory – skorzystaj z lżejszego rozwiązania, jakim są skoroszyty. Są one o wiele lżejsze, nie zabierają cennego miejsca i ich cena przekonuje do zakupu. Skoroszyty pomieszczą kilka kartek, na przykład z ofertą przygotowaną dla klientów lub dokumentami dotyczącymi wdrożenia nowych pracowników. Segregatory, jak i skoroszyty mają swoje zalety, ale to od Ciebie powinien zależeć wybór właściwego sposobu przechowywania.