Szuflady na biurko

Szufladki na dokumenty na biurko to bardzo wygodne rozwiązanie, które stosuje się w setkach polskich i zagranicznych biur. Występuje wiele wariantów tego prostego rozwiązania, począwszy na otwartych półeczkach, na wysuwanych kończąc. Każde szuflady na biurko mają nieco inne zastosowanie i trzeba się zastanowić czego dokładnie się chce.


Szuflady na biurko są bardzo estetyczne i praktyczne.


Najczęściej mają budowę siatkową, która sprawia, że są lekkie i bardzo łatwe w transporcie. Siatka pozwala również zobaczyć zawartość każdej szuflady.

Ich wadą jest to, że nie są zbyt wytrzymałe, dlatego należy je stosować tylko do papierów i materiałów biurowych, a nie do ciężkich przedmiotów. Szuflady biurkowe mogą być wykonane w różnych kolorach, co pozwala na harmonijne dopasowanie ich do każdego wnętrza biurowego. Najprostszą opcją jest zestaw trzech szuflad z uchwytami lub bez nich. Można je kupić w pełni zmontowane lub płasko zapakowane, gotowe do montażu (np. za pomocą wkrętów). Jeśli zależy Ci na szufladach łatwych w montażu, wybierz profesjonalne meble o prostej konstrukcji, w których wszystko do siebie pasuje.

Jeszcze jednym wariantem jest szuflada w kształcie kosza. Ma ona ergonomiczny kształt, który ułatwia korzystanie z niej zarówno przez prawą, jak i lewą stronę. Pozwala ona również na umieszczenie drobnych przedmiotów w koszyku, który mieści się wewnątrz szuflady.

Najbezpieczniejsze szuflady biurkowe to te z zamkiem cylindrycznym, który pozwala na przechowywanie poufnych dokumentów pod ręką bez obawy, że zostaną one zgubione lub ktoś uzyska do nich dostęp. Ich wadą jest to, że wymagają instalacji stalowych linek z tyłu biurka lub na bocznej ściance. Jeżeli tego typu zamek nie został zainstalowany podczas produkcji, można go dodać później jako rozwiązanie z rynku wtórnego.

Innym wariantem są szuflady z blokadą, gdzie nad każdą szufladą umieszcza się metalowe płytki. Niektórzy uważają jednak, że takie rozwiązania są zbyt kłopotliwe, a klucze trudne w użyciu.

Aby zaoszczędzić pieniądze na meblach biurowych, wiele firm decyduje się na szuflady z tworzywa sztucznego, które nie posiadają zamkówi można je nabyć w Internecie lub w sklepach B2B. Jakość nie jest tak dobra jak w przypadku szuflad stalowych, ale są one tańsze i lżejsze.

Najprostszy model to zwykła szuflada z pojedynczym uchwytem i szynami bocznymi zapewniającymi stabilność. Metalowa siatka pozwala zobaczyć zawartość każdej szuflady (w tym przypadku nie zapewnia bezpieczeństwa). Możesz również kupić bardziej funkcjonalne kosze z tworzywa sztucznego z uchwytami po obu stronach, które ułatwiają transport. Są one idealne, jeśli często musisz przenosić dokumenty z jednego pomieszczenia do drugiego.

Jedną z najbardziej praktycznych i najtańszych opcji jest płaska szuflada bez zamka z otwartym frontem, który pozwala na szybkie zajrzenie do każdej szuflady bez otwierania ich wszystkich naraz. Istnieje kilka wariantów.

Filtry

Ocena klientów
Cena
oddo
Dostępność
Wyróżnienie
Długość
Szerokość
Wysokość
Kolor
szukaj

Jak przechowywać dokumenty w biurze?


Coraz więcej dokumentów przechuje się w formie elektronicznej i systemy archiwizacji musimy podporządkować do tego typu przechowywania, ale nawet teraz część dokumentów wymagana jest w formie papierowej. Te muszą być odpowiednio przechowywane nie tylko przez kilka tygodni, ale i miesięcy czy lat. Każde dobrze prosperujące biuro, czy firma muszą ustalić zasady, które pomogą zapanować nad dokumentami i posortować je w taki sposób, by łatwo było odszukać dokumenty w razie kontroli, czy na przykład odszukania karty gwarancyjnej, albo poprzednio zawartych umów. Rynek artykułów papierniczych daje spore pole manewru jeśli chodzi o wybór odpowiednich materiałów, które nie tylko zabezpieczą dokumenty przed wilgocią i kurzem, ale pozwolą również na stworzenie sprawnego systemu przechowywania.
 

Codzienne przechowywanie dokumentów


Jak już wspomnieliśmy przechowywanie dokumentów można podzielić na dwa współzależne systemy. Po pierwsze jest to przechowywanie dokumentacji, która jest nam potrzebna do codziennego funkcjonowania biura oraz dokumentów, które potrzebne nam są jako potwierdzenie przez następnych kilka lat.

Przechowywanie dokumentów na codzień będzie się różniło w zależności od przeznaczenia dokumentów. Czasem będą wystarczyły teczki na dokumenty  odpowiednio opisane tak, by zainteresowani dokładnie wiedzieli co się w nich znajduje. Innym razem dokumenty będzie należało odpowiednio wyeksponować w kolorowych skoroszytach. Panie z działu księgowości pewnie nie wyobrażają sobie przechowywania faktur, czy umów bez użycia segregatorów i koszulek

przechowywanie biurowe, szuflady na biurka, korytka biurowe, szuflada na dokumenty, organizacja biura

W pracy biurowej przydadzą się również szuflady na biurka, czyli tak zwane korytka, w których można segregować dokumenty na przykład podczas rozpatrywania reklamacji. Górna półka posłuży przechowywaniu nowych zgłoszeń, kolejna pomieści te w trakcie rozpatrywania, a ostatnia sprawy zakończone do odesłania. Oczywiście to tylko przykładowe użycie szufladek, bo można dzięki nim stworzyć łatwy system sortowania i ułatwić sobie pracę. Poza tym pozwolą również zachować porządek na biurku i unikną tworzenia się nieregularnych stosów dokumentów, w których ciężko będzie odnaleźć właściwy.
 

Archiwizowanie dokumentów


Archiwizowanie dokumentów jest bardzo ważne szczególnie w biurze, w którym dokumenty jak umowy, zlecenia, czy faktury muszą być przechowywane w formie papierowej. Dokumenty najczęściej przechowuje się w opisanych teczkach, które następnie lądują w kartonach bądź w koszulkach wpinanych do segregatorów. Segregatory również są opisywane i przechowywane w specjalnych kartonach. Poniżej przedstawiamy cechy charakteryzujące poszczególne narzędzia do archiwizacji:
  • Kartony archiwizacyjne - są używane do przechowywania i transportu dokumentów. Wykonano je z grubej tektury, która umożliwia przenoszenie nawet ciężkich ładunków. Pudełka są duże i umożliwiają przechowywanie nie tylko samych dokumentów, ale również tych przechowywanych w teczkach i segregatorach. Pudełka archiwizacyjne posiadają specjalne uchwyty, dzięki którym łatwo można przenosić pudła z miejsca na miejsce.
  • Pojemniki na dokumenty - to kartonowe pojemniki wielkości A4, które służą do przechowywania dokumentów. Są to wygodne i niedrogie wielofunkcyjne konstrukcje, które pozwalają na uporządkowanie dokumentacji w porządku.
  • Teczki na dokumenty - są w stanie pomóc uporządkować codziennie używane dokumenty, ale to wcale nie znaczy, że nie można w nich archiwizować dokumentów. Teczki łatwo można opisać, albo używać systemu kolorystycznego, który pomoże na przykład w wyznaczaniu priorytetów - na przykład podpisywanie dokumentów: w zielonej teczce umieścić można dokumenty, które nie są pilne, w pomarańczowej te których zbliża się termin złożenia, a w czerwonych pilne. Oczywiście nie jest to jedyny słuszny sposób, a przykład. Można wybrać teczki zamykane na gumkę, wiązane lub te na guzik, czy nawet rzep. Dostępne są w wielu różnych kolorach.
  • Segregatory - umożliwiają zapanowanie nad dużą ilością dokumentów. Ich niewątpliwą zaletą jest fakt, że zawsze można wpiąć kolejny dokument powiązany z resztą. Łatwo też uporządkować dokumenty kategoriami dzięki używaniu skoroszytów lub przekładek. Przydatna przy użytkowaniu jest też możliwość podpisania grzbietu segregatora, co ułatwi nam poszukiwanie pożądanego dokumentu.

przechowywanie biurowe, szuflady na biurka, korytka biurowe, szuflada na dokumenty, organizacja biura
 

Jak stworzyć dobry system biurowy do przechowywania dokumentów?


Kilkukrotnie wspominaliśmy jak ważne jest stworzenie efektywnego systemu do przechowywania dokumentacji. Sprawny system pozwoli odnaleźć dokumenty nie tylko osobom, które tworzyły ten system, ale również pracownikom, którzy w przyszłości będą chcieli odszukać czegoś w archiwum. Zatem nie powinien być on skomplikowany czy trudny w obsłudze. Co zatem można zrobić by stworzyć dobry system?
 
  1. Po pierwsze należy dobrać logiczny system archiwizacji - może być to system alfabetyczny, tematyczny bądź chronologiczny (ale nie musimy się do nich ograniczać). Do tego typu rozwiązań najłatwiej wdrożyć pracowników. 
  2. Dokumenty najlepiej sortować w pliki - jeśli jedna kategoria plików ma bardzo dużo dokumentacji, warto podzielić ją na podkategorie. Nazwy kategorii i podkategorii powinny pozwolić określić co znajduje się w ich wnętrzu.
  3. Pliki dokumentów najlepiej przechowywać w teczkach bądź w segregatorach. Obojętnie od wybranego rozwiązania należy je wyraźnie opisać. 
  4. Teczki lub segregatory, w których znajdują się dokumenty do archiwum należy umieszczać w pudłach archiwizacyjnych
  5. W biurze najlepiej mieć zapasowe teczki lub koszulki, które pomogą dodać nowe dokumenty do istniejących już pudeł, czy segregatorów.
  6. Ważne, by archiwizacji dokonywać regularnie - na przykład raz w roku. Stare dokumenty powinny zostać przeglądnięte, posegregowane i umieszczone w odpowiednich kategoriach. Reszta dokumentów, które są potrzebne na bieżąco powinny zostać w biurze. One również powinny zostać odpowiednio posegregowane - w teczkach, segregatorach bądź w regałach na biurku. 
    Zapisz się do naszego Newslettera

    Aby otrzymywać informacje o promocjach i nowościach w naszym sklepie